2024年8月26日

台風10号の予報が変化し、またそれにともなって大会期間の後半にも影響が出る可能性が出てきました。できるだけ多くの発表機会を確保するために下記のようにJACET第63回国際大会の日程を一部変更することといたしました。なお今回の開催にあたって、交通機関などの事情で運営側の役員、学生アルバイトも万全に待機できない状況が想定されます。そのため当日参加していただく皆様にいろいろお手伝いいただく場面が出てまいりましたら、その際はご協力いただきますようお願い申し上げます。

１．日程変更について
8月28日(水)（初日）「午前プログラム・開会式」中止/午後からスケジュール通り開催（受付開始13時～、発表開始13時30分～）
8月29日(木)（二日目）全日スケジュール通り開催
8月30日(金)（三日目）全日スケジュール通り開催
※8月29日（木）18時～予定されいていた懇親会は中止とし、懇親会費は後日返金いたします。なお懇親会のかわりに18時～賛助会員と一般会員が情報交換できる教室を用意する予定です。
※今回のHeath Rose先生、Park, Joo-Kyung先生、馬場哲生先生の基調講演、AILA East Asia Symposiumは当日会場へ参加できない方のために録画して後日視聴できるようにします（どちらも大会をキャンセルされていない参加者向け限定配信）。
なお大会期間中も交通機関の状況（全国・名古屋周辺及び愛知県）、警報（暴風警報・大雨警報）などを考慮し、プログラムを変更せざるを得ない場合も想定されますので、その旨あらかじめご了承ください。

２．発表者、発表グループ、司会者へのお願い
対面開催する初日午後～最終日の期間、諸事情で会場に来ることができない発表者、発表グループ、司会者は下記のGoogle forms「発表者・司会者用」で、発表の前日までにその旨お知らせください（これはキャンセルの連絡ではありません。キャンセルについては下記をご確認ください）。本部で随時状況を確認して発表会場と連携します。

３．発表予定者のキャンセルについて
今回の台風にともなう交通機関、気象状況を含めて諸事情で会場にて対面発表できない発表者・発表グループが出てくることが想定されます。その場合、当日会場で発表できなくても、「大会参加をキャンセルされない」場合、下記の対応をさせていただきます。

【大会参加をキャンセルされない場合の対応】
１．本大会での発表を「発表されたもの」と見なされます。
２．Selected Papersへの投稿できます。
３．対面での発表を希望される場合、今回の発表をやめ、12月に開催されるJAAL in JACET 2024（京都）で発表できる優先枠（査読無し・今回の参加費をJAAL in JACETの参加費とみなす）があります。JAAL in JACETに発表を移動されるかどうかは大会終了後調整いたします。
４．発表証明が必要な場合、後日発行いたします。

一方、発表者・発表グループが大会参加を「キャンセルする」と大会参加費を返金いたしますが、上記の権利を失いますので、必ず確認の上、「キャンセルする」方は大会最終日8月30日正午までに下記「Google formsキャンセル受付用」でご連絡ください。複数名の発表（ワークショップ、シンポジウムを含めて）でもキャンセルされる場合は個人で連絡を入れてください。なお発表代表者がキャンセルされる場合はグループ全体の発表がキャンセルとなります。

４．発表を伴わない大会参加者へのお願い
発表を伴わない大会参加者のキャンセルも、大会最終日30日正午までに下記のGoogle forms「キャンセル受付用」にてお知らせください。後日返金いたします。

上記の日程変更に関しては急な変更となり大変申し訳ございません。またこの件については問い合わせが殺到することが予想されますが、メールなどでJACET事務局に問い合わせをいただいても個々に対応できませんので、その旨あらかじめご理解いただければ幸いです。ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。

【Google forms「発表者・司会者用」URL】
https://forms.gle/qnoJBMvrNornv5fA9

【Google forms「キャンセル受付用」】
https://forms.gle/61BWtghbporC9bAq7

 

[Important] Schedule Changes of the International Convention (August 28-30) Due to Typhoon No. 10

August 26, 2024

As the forecast for Typhoon No. 10 has changed, there is now a possibility that it may affect the latter part of the convention. To ensure that as many presentation opportunities as possible are secured, we have decided to partially modify the 63rd JACET International Convention schedule as follows. Additionally, due to transportation issues, some of the organizing staff and part-time student workers may not be able to attend as planned. We kindly ask for your cooperation if assistance is needed on-site during the event.

1. Schedule Changes
August 28 (Wednesday) [Day 1]: Morning programs and the opening ceremony are canceled; the convention will begin in the afternoon as scheduled (Registration starts at 1:00 PM; Presentations begin at 1:30 PM).
August 29 (Thursday) [Day 2]: All sessions will proceed as scheduled.
August 30 (Friday) [Day 3]: All sessions will proceed as scheduled.

Note:
*The party scheduled for 6:00 PM on August 29 (Thursday) is canceled, and refunds will be issued at a later date. Instead, a room will be provided at 6:00 PM for supporting and general members to exchange information.
*The keynote speeches by Dr. Heath Rose, Dr. Park, Joo-Kyung, and Dr. Baba, Tetsuo, as well as the AILA East Asia Symposium, will be recorded and made available for later viewing for those who cannot attend in person (exclusive to participants who do not cancel their registration).

Please be aware that due to the situation of transportation (nationwide, around Nagoya, and within Aichi Prefecture) and weather warnings (storm warnings, heavy rain warnings), the program may need to be adjusted during the convention period.

2. Request to Presenters, Presentation Groups, and Moderators
If you or your group cannot attend the venue during the afternoon of Day 1 through the final day for any reason, please notify us using the “Google Forms for Presenters and Moderators” by the day before your presentation (this is not a cancellation notice; please refer below for cancellations). The convention office will monitor the situation and coordinate with the presentation venues accordingly.

3. Regarding Cancellations by Presenters
Due to the typhoon and related transportation and weather conditions, some presenters or groups may be unable to deliver their presentations in person. In such cases, if you do not cancel your convention registration, the following options will be available:

[Options for Participants Who Do Not Cancel]
1. Your convention presentation will be considered “presented”.
2. You can submit your presentation to Selected Papers.
3. If you wish to make a presentation at the JAAL in JACET 2024 (Kyoto) in December, you will have a priority slot (non-refereed, and your participation fee will be considered as the participation fee for JAAL in JACET). The decision on whether to move your presentation to JAAL in JACET will be made after the convention.
4. If proof of presentation is required, it will be issued at a later date.

If you or your group choose to cancel your participation, your convention fee will be refunded, but you will forfeit the above-mentioned rights. If you decide to cancel, please notify us via the “Google Forms Cancellation Submission” form by noon on August 30, the convention’s final day. Individual cancellations should be reported even for group presentations (including workshops and symposia). Please note that the entire group presentation will be canceled if the first presenter cancels.

4. Request to Non-Presenting Participants
If you need to cancel your participation as a non-presenting attendee, please notify us via the “Google Forms Cancellation Submission” form by noon on August 30, the convention’s final day. Refunds will be processed at a later date.

We apologize for the sudden schedule changes and any inconvenience they may cause. Due to the expected high volume of inquiries, please note that the JACET office cannot respond to individual queries via email. We would appreciate your cooperation.

【Google Forms for Presenters and Moderators URL】
https://forms.gle/qnoJBMvrNornv5fA9

【Google Forms Cancellation Submission】
https://forms.gle/61BWtghbporC9bAq7